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    超级秘书「管理」老板的秘诀

    对于日理万机的CEO而言，「时间」可说是稀有财，年薪动辄千万的他们，若仔细计算，时间成本往往高得吓人。

    所以，如何「把时间花在刀口上」，是他们管理时间的不二法则。

    到底这些大忙人有哪些独门的撇步，不仅让自己忙中有序，还能愈忙愈有效率？且听3位隐身幕后的超级秘书，分享CEO的时间管理术。

    ◎搞懂一星期的「个性学」

    日本知名经济评论家中岛孝志在《1周必胜术》一书中提出，一星期7天，每天都有不同的「个性」，无论是企划、开会出差、拓展人脉，在对的时候，做对的事，常常会收事半功倍的效果。

    以自己老板一星期的行程规划为例，星期一是一周的核心，CEO通常会安排与中高阶干部的例行会议，审视上一周的营业数字，找出问题关键，并提出即时的改进方案。

    有了星期一对公司上下通盘的了解，补足各项信息与思索对策。准备充分，进入战斗状态的隔天，也就是星期二，便是CEO向大老板报告的最好时机。

    为讲求精准与效率，星期一与星期三通常会安排重大决策的会议。有别于以自己老板的作法，精创会将星期二刻意空出来不开会，藉这个空档，让与会者快速执行星期一的会议结论，并在星期三呈现补强或规划的结果。「由于周一与周三会议的重要，相关主管星期四、五就会开始准备星期一的会议资料，让总经理先看过，节省会议上描述细节的时间，并及早找出错误，」。

    ◎安排餐叙有学问

    利用餐叙作内部与外部的沟通联谊，也有星期个性之分。

    以自己老板为例，会以星期三为界，由于前三天公务繁忙，时间成本较高，交际以中午时间为主，对象为重要但非核心的中低阶主管，在这轻松的一个半小时间，很快就能掌握第一线执行的状况，也能适时给予鼓励。

    选择中午时间沟通的好处在于，用餐的闲聊可以降低开会的严肃气氛，加上下午还要上班，有了自然的时间限制，以简餐的方式不用安排饮酒，时间运用十分经济。

    星期四、五两天，以经营长远的人际关系为考量，会以晚餐安排为主。

    与午餐的速战速决，晚餐时间足足多一倍，大约是3个小时，餐点中会搭配酒类，时间成本较高，重点会摆在「搏感情」，无论是重要合同的签订，核心干部的感情联系，还是答谢长期合作的供应商，这种软性的交谊，往往能强化平日的默契与互动关系。

    别被出差细节影响时间

    CEO们国外出差机会多，路途一长，大小状况在所避免，为了让会议或参访时程不受耽误，事前的预防与临时应变的能力不可少。

    别小看机票与证照在关键时刻可能造成的耽误。

    以机票而言，若买的是优惠的机票，来回日期得依规定，毫无弹性，若行程得更改，临时要从成都到上海，光是处理机票就会耗上许多时间，十分不划算。

    另外，还得留意如护照、证件等关键证件的有效日期，否则急着要出国，却为这些小事被挡于机场通关大门，意外打乱规划好的诸多大事，延误了庞大的商机。

    为了让这些「空中飞人」们有好的表现，提早于前晚到达，隔天开会是最好的安排，因为空出一晚，除了做旅途劳顿与时差调整，还能简单的与相关人员会谈交谊，或在当地收集重要市场信息，补强简报资料。「即使当天往返，都要将到达会议场地时间提前两个小时，以免路途中的交通状况影响会议进行，」。

    ◎阅读省时妙招

    整天被电话、会议、公文、应酬追着跑的CEO，能从忙碌中找出私人的阅读时间，变得非常奢侈。

    只要目标消费群感兴趣的信息，对未来发展事业有帮助的都来者不拒。

    不但利用零碎时间，为让阅读更有效率，会先从目录、内文标题、前言以及关键章节的内容当中，抓住整本书核心概念，以吸收到一本书的菁华。

    若在车上或飞机上看的是杂志，会把有兴趣、且日后用得到的信息整页撕下来，回来后归档，变成一个专属自己的创意资料库。

    即时通也是时间帮手

    在许多CEO眼中被视为时间杀手的MSN，对于一些善用科技的CEO，却摇身一变成为时间管理的好工具。

    若老板参与一场会议，其中无需简报且非主持人，他就会将MSN打开，利用空档时间，与秘书以文字交谈，确认行程与交办一些重要事项。

    MSN的好处是可以知道对方的状况，譬如现在挂着的是「忙碌」、「外出」还是「脱机」。

    若挂着的是「外出」，就知道不在办公室，若要交代事情，就可以直接拨手机，省掉传话、留言这些等待对方回话的时间。

    另外，若CEO出国碰到电话接收不便的地区，或没有随时收e-mail的习惯，就可以利用MSN「脱机信息」的功能，当有紧急事情需要沟通，一打开电脑就会跳出来，虽然不是在第一时间，但起码能保证这些大忙人能看得到，以减轻一些延误可能造成的后果。

    从以上CEO和秘书们利用时间的妙招，或许可以启发你对时间运用的省思，帮自己找到一些善待时间的方法，让生活的品质变好，激发更多的能量！